Veranderingen onder de avg. Wat doet u met de bewaarde gegevens van sollicitanten?

Voor werkgevers is het van belang om het proces omtrent de werving en selectie eens te bekijken. Hoelang worden de cv’s van sollicitanten bewaard? Per 25 mei 2018 mogen deze persoonsgegevens niet meer zomaar worden bewaard. Werkgevers doen er verstandig aan om het beleid omtrent de werving en selectie niet alleen op te nemen in het verwerkingsregister, maar om dit ook op te nemen in de privacyverklaring.

Wat te doen met de inmiddels bewaarde gegevens waarvoor geen toestemming is gevraagd?
Werkgevers met dergelijke gegevens zullen de betrokkenen moeten informeren en alsnog om toestemming moeten vragen om deze gegevens te mogen (blijven) bewaren. Indien de toestemming niet wordt gegeven of niet wordt gereageerd dan zullen deze gegevens verwijderd moeten worden.

Let hierbij op dat de toestemming expliciet moet zijn gegeven. Een zogenaamde opt-in. De betrokkene moet iets doen om zijn/ haar toestemming te verlenen en deze toestemming moet ook nog ‘vrijelijk’ zijn gegeven. Een e-mail ter informatie sturen over de inmiddels bewaarde gegevens is dus niet afdoende.

Voor de toekomst wordt daarom ook aangeraden om het proces omtrent de werving en selectie expliciet op te nemen in de privacyverklaring, met daarin de rechten van betrokkenen zoals het recht op inzage en deze privacyverklaring ter ondertekening/ voor akkoord aan te bieden vóór de sollicitatie.